CClock
Începe gratuit

Ghid de folosire Clock

Clock este aplicația de pontaj, HR și contabilitate a companiei tale. Mai jos găsești pașii esențiali, grupați pe roluri.

Primii pași

  • Autentifică-te la clock.rokit.ro cu emailul și parola primite. Poți schimba limba (RO/EN) din comutatorul din colț.
  • Dacă firma ta folosește SSO, apasă „Autentificare SSO” și folosește emailul de companie.
  • La prima logare, schimbă-ți parola din pagina Cont (Datele mele → Schimbă parola).
  • Activează 2FA din pagina Cont pentru securitate sporită (vei primi și coduri de recuperare — păstrează-le).
  • Tot din pagina Cont îți poți sincroniza calendarul (Google sau Outlook) ori abona la feed-ul iCal, activa notificările push și seta preferințele de notificare.

Angajat — pontaj zilnic

  • Cronometru: apasă Start când începi lucrul, Stop când termini. Poți alege proiectul, marca timpul ca facturabil și adăuga etichete.
  • Pontaj manual: dacă ai uitat să pornești cronometrul, adaugă manual intervalul din pagina Cronometru.
  • Extensie de browser: pornește și oprești cronometrul direct din browser, pentru pontaj automat (o conectezi din pagina Cont).
  • Pontaj săptămânal: trimite-ți foaia de pontaj spre aprobare la finalul săptămânii.
  • Calendar: vezi într-o vizualizare lunară toate intrările tale de timp, din pagina Calendar.
  • Kiosk: pe un dispozitiv partajat poți ponta cu PIN/QR (intrare/ieșire), opțional cu locație GPS.
  • Concedii: cere concediu (tip + perioadă) din secțiunea Concedii; cererea merge la managerul tău direct, iar tu vezi statusul și soldul de zile.
  • Deplasări & diurnă: înregistrează deplasările și aplicația calculează diurna.
  • Cheltuieli: încarcă bonul și trimite cheltuiala spre aprobare.
  • Notificări: poți primi un reminder zilnic de pontaj (email + notificare în aplicație), dacă administratorul l-a activat. Instalează Clock ca aplicație (PWA) pe telefon sau desktop pentru notificări push.
  • Asistent AI: pune întrebări în limbaj natural despre datele și documentele companiei tale (dacă firma a activat cheia AI).

Manager

  • Aprobări: aprobă/respinge pontajele, cheltuielile și concediile. Cererile de concediu ajung la managerul direct al angajatului și escaladează la HR/Administrator.
  • Proiecte: creează proiecte, alocă oameni, setează bugete de ore și tarife.
  • Contracte: încarcă contractele de proiect; aplicația detectează automat fazele/etapele.
  • Rapoarte: filtrează pe proiect/angajat/perioadă, vezi grafice și profitabilitate; poți exporta sau trimite linkuri publice. Vezi și un raport de eficiență per angajat: ore, procent facturabil, zile active și număr de proiecte.
  • Planificare: vezi încărcarea echipei vs. capacitatea alocată.

HR

  • Angajați: adaugă și gestionează angajații companiei.
  • Concedii: aprobă cererile (inclusiv ca escaladare) și gestionează politicile de zile libere.
  • Organigramă: vizualizează structura de raportare, pe baza managerului direct al fiecăruia.
  • Documente: încarcă și gestionează documentele angajaților (contracte, acte, adeverințe), stocate securizat pe profilul fiecăruia.
  • Salarizare: gestionează datele de salarizare ale angajaților (salariu brut, persoane în întreținere) și IBAN-ul în care își primesc salariul. Pentru cine e plătit în EUR sau USD, setează valuta, suma netă și BIC-ul. IBAN-ul este stocat criptat — în listă se văd doar ultimele 4 cifre.

Contabil / Financiar

  • Clienți & produse: gestionează clienții pentru facturare și catalogul de produse/servicii cu prețuri și cote TVA, pentru emitere rapidă a facturilor.
  • Facturi: emite facturi cu TVA pe linie, proforme, chitanțe și note de credit (storno).
  • e-Factura: descarcă XML-ul UBL pentru transmitere la ANAF (după conectarea SPV).
  • Bancă: importă tranzacțiile (PSD2/Salt Edge) și reconciliază.
  • Salarizare: calcul brut→net, fluturași și export Revisal/CSV.
  • Plata salariilor prin bancă: din pagina Salarizare alege luna, valuta și banca, apoi apasă „Export plăți (bancă)”. Se descarcă un fișier SEPA (ISO 20022 pain.001) cu câte un transfer per beneficiar. Fiecare valută se exportă separat, fiindcă băncile resping fișierele cu valute amestecate. Dacă cineva are bani de încasat dar nu are IBAN, exportul refuză să genereze fișierul și îți spune cine lipsește — ca să nu trimiți la bancă un fișier care pare complet, dar omite un om.
  • Sumele diferă după valută: în RON se plătește netul calculat automat din brutul setat în acel moment pe angajat; în EUR sau USD se plătește suma netă fixă introdusă direct, fiindcă acolo contribuțiile românești nu se aplică. La USD, BIC/SWIFT este obligatoriu. Verifică beneficiarii și sumele în banca ta înainte de a semna: Clock generează doar fișierul — nu deține și nu mișcă banii, plata o autorizezi tu în internet bankingul firmei.
  • Financiar: tablou financiar (profit/pierdere, cashflow, bugete), cu cursuri BNR multi-valută.
  • Export contabil: descarcă CSV-urile pentru predare la contabil.

Administrator

  • Angajați — roluri și structură: schimbă rolul fiecărui angajat (Angajat/Manager/HR/Contabil/Administrator), setează poziția (funcția) și managerul direct (care definește lanțul de aprobare a concediilor). Din aceeași pagină marchezi pe cineva ca angajat (CIM) sau colaborator (PFA/contract de prestări servicii) — un colaborator dispare automat din salarizare și din exportul Revisal, fiind plătit pe factură.
  • Toate pontajele: vezi și editează pontajul oricărui angajat din companie, dintr-un singur loc, plus o defalcare per angajat pe proiecte și ore lucrate.
  • Permisiuni: acordă capabilități suplimentare (facturare/bancă/rapoarte) unor angajați, fără a schimba rolul.
  • Echipe: organizează angajații în echipe (departamente), pentru raportare și planificare mai ușoară.
  • Configurare inițială: pe Tabloul de bord ai un checklist de pornire (creează un proiect, adaugă angajați, definește o politică de concediu) care te ghidează până termini setarea.
  • Import: importă intrări de pontaj din CSV (Clockify/Toggl/Excel) — utilizatorii sunt asociați după email, iar proiectele lipsă se creează automat.
  • Integrări: conectează cheia AI, ANAF SPV, banca (Salt Edge), Slack/Teams și SSO. Fiecare firmă își pune propriile credențiale.
  • Notificări de pontaj: activează sau dezactivează reminderul zilnic de pontaj (email + notificare în aplicație) pentru toată compania.
  • Date fiscale — conturile firmei: setează IBAN-ul în Integrări → date fiscale. Este contul din care pleacă salariile, așa că fără el exportul nu funcționează. Dacă plătești și în EUR sau USD, setează acolo și contul firmei pentru fiecare valută (cu BIC) — o valută fără cont nu poate fi exportată.
  • Securitate: impune 2FA pe companie, gestionează tokenii API, webhook-urile și conectorii (QuickBooks/Jira).
  • Abonament: vezi planul, numărul de locuri folosite și gestionează abonamentul.
  • Jurnal audit: vezi cine ce a făcut și când.

Securitate

  • Datele fiecărei firme sunt strict izolate — nimeni dintr-o altă companie nu le poate vedea.
  • IBAN-urile angajaților sunt criptate în baza de date, iar fișierul de plată se generează la cerere și nu se stochează nicăieri. Exportul îl pot face doar Administrator, HR și Contabil.
  • Folosește o parolă unică și puternică (parolele din breșe publice sunt respinse automat).
  • Din Cont poți deconecta toate sesiunile de pe alte dispozitive.
  • Drepturile tale GDPR: din „Datele mele (GDPR)” poți exporta sau solicita ștergerea/anonimizarea datelor.

Gata să încerci pe datele tale?

Începe gratuit — 14 zile trial
← Înapoi la pagina principală