Proformă vs factură: care e diferența și când folosești fiecare
Proforma și factura par documente similare, dar au roluri complet diferite. Mai jos vezi pe scurt ce este fiecare, prin ce se deosebesc și cum le ții pe toate ordonate, alături de chitanțe și storno, direct din Clock.
Ce este o proformă și ce este o factură fiscală
Proforma este un document comercial pregătitor: o ofertă sau o estimare prin care anunți clientul ce produse sau servicii urmează să factureze și la ce sumă. Are rol informativ, ajută clientul să aprobe comanda sau să facă o plată în avans, dar nu este un document fiscal.
Factura fiscală este documentul oficial care atestă o livrare de bunuri sau prestare de servicii și suma datorată. Ea intră în contabilitate, stă la baza colectării și deducerii TVA și reprezintă dovada tranzacției în relația cu autoritățile fiscale.
Diferențele cheie
Valoare juridică: factura este un document fiscal cu efecte legale și contabile, în timp ce proforma este doar o propunere comercială, fără valoare fiscală. O proformă nu poate înlocui factura pentru justificarea unei cheltuieli sau a TVA-ului.
Efecte contabile: factura se înregistrează în evidențele contabile, generează obligații de plată a taxelor și dă dreptul de deducere; proforma nu se înregistrează ca venit sau cheltuială și nu modifică situația de TVA.
Momentul emiterii: proforma se emite de obicei înainte de tranzacție, ca ofertă sau pentru a solicita un avans, iar factura se emite la momentul livrării sau prestării, conform regulilor în vigoare. Întrucât legislația se actualizează periodic, verifică termenele și condițiile curente împreună cu contabilul tău.
Cum gestionezi proforme, facturi, chitanțe și storno în Clock
În Clock pornești de la o proformă pe care o trimiți clientului ca ofertă, iar când comanda este confirmată o transformi într-o factură fiscală cu un singur clic, fără să rescrii liniile sau TVA-ul. Astfel păstrezi legătura dintre ofertă și documentul fiscal final.
Tot din Clock emiți chitanțe pentru încasări și note de credit (storno) atunci când trebuie să corectezi sau să anulezi o factură, iar fiecare document rămâne legat de client și de istoricul lui. Întreaga facturare stă într-un singur loc, alături de pontaj și HR.
Întrebări frecvente
Pot folosi o proformă în loc de factură fiscală?
Nu. Proforma este doar o ofertă comercială și nu are valoare fiscală. Pentru contabilitate, plata taxelor și dreptul de deducere ai nevoie de factura fiscală; verifică detaliile pentru situația ta cu un contabil.
Pot transforma o proformă în factură în Clock?
Da. În Clock convertești o proformă într-o factură fiscală cu un clic, iar liniile, cantitățile și TVA-ul se preiau automat, păstrând legătura dintre cele două documente.
Gestionează tot asta într-o singură aplicație
Începe gratuit — 14 zile trial